De ce am construit B.ONE

Casierul unei biserici mici își face treaba, de cele mai multe ori, seara, după program, după ce a venit de la serviciu și a mâncat cu familia, cu extrasul de cont într-o parte, cu chitanțierul în cealaltă și cu un caiet sau un Excel moștenit de la predecesor, în care trebuie să se regăsească fiecare leu intrat și ieșit. Am fost în locul acela, și nu doar acolo, pentru că în cei aproape 25 de ani de biserică am trecut pe rând pe la partea tehnică, pe la contabilitate, pe la organizare și pe la slujire, iar la un moment dat am început să număr orele pe care le iau lucrurile acestea, nu ca să mă plâng, ci ca să înțeleg unde se duce timpul.

Din socoteala aceea s-a născut B.ONE, o platformă de administrare a bisericii pe care o găsiți la biserica.one, și despre ea vreau să scriu aici, dar mai ales despre problema pe care încearcă s-o rezolve.

Slujirea benevolă are un preț, și îl plătește cineva

Sunt două feluri de biserici, din punctul ăsta de vedere. Unele au personal plătit, un secretar, un contabil, un administrator, iar acolo lucrurile se abordează aproape ca într-o companie, cu fișa postului, cu program și cu instrumente cumpărate pentru asta. Cele mai multe biserici pe care le cunosc, însă, mai ales cele mici și mijlocii, funcționează cu frați și surori care țin casieria, secretariatul, evidența membrilor sau proiecția pe lângă un job, pe lângă o familie și pe lângă tot ce mai înseamnă viața, iar pentru ei slujba din biserică nu e meseria principală, e o jertfă pe care o aduc de bunăvoie.

Aici apare o întrebare pe care o punem prea rar. Dacă omul acesta dă bisericii două ore pe săptămână doar ca să încaseze, să noteze și să pună în ordine registrul, de unde vin cele două ore? Vin din seara cu copiii, din odihna de după o zi de muncă, din timpul de rugăciune, din timpul în care ar putea face o vizită cuiva bolnav sau ar putea sta de vorbă cu un tânăr care trece printr-o perioadă grea.

Nu cred că administrația bisericii e mai puțin slujire decât predica sau vizitele, dar cred că suntem datori să n-o facem mai grea decât trebuie.

Corecți de două ori

Când vorbim despre banii bisericii, ne gândim aproape mereu la prima corectitudine, cea administrativă și economică, adică registrul ținut la zi, chitanța emisă pentru fiecare donație, soldul din casă care se potrivește cu ce scrie pe hârtie și rapoartele pe care adunarea generală are dreptul să le vadă. Apostolul Pavel, când a strâns ajutorul pentru Ierusalim, a avut grijă să lucreze în așa fel încât nimeni să nu-l poată învinui, și a explicat de ce: „căutăm să facem ce este bine nu numai înaintea Domnului, ci și înaintea oamenilor” (2 Corinteni 8:21). Banii ținuți în ordine fac parte din mărturia bisericii, la fel de mult ca predica de duminică.

A doua corectitudine e cea față de oamenii care slujesc. Să le cerem să fie exacți, dar să le dăm caietul, calculatorul de buzunar și trei fișiere Excel care nu vorbesc între ele, asta nu e corect față de ei. Una e ca un casier să stea două ore pe săptămână ca să pună lucrurile în ordine, și alta e să termine în douăzeci de minute, cu aceeași exactitate.

Diferența pare mică până faci socoteala. O sută de minute pe săptămână înseamnă aproape 87 de ore pe an, adică mai mult de două săptămâni de muncă cu normă întreagă, și asta pentru un singur om, într-un singur rol. Pune alături secretarul care scrie adeverințe de mână, pe cel care caută cântările pentru duminică și pe cel care face programul slujbelor, și ai deja o lună de viață pe an, dăruită de câțiva oameni care ar fi putut-o folosi altfel.

Totul a pornit de la registrul-jurnal de încasări și plăți

Primul modul a fost cel mai prozaic cu putință, registrul-jurnal de încasări și plăți, pentru că acolo pierdeam eu cel mai mult timp și acolo se fac cele mai multe greșeli. În B.ONE, încasările și plățile se trec pe conturi separate, banca și casieria, fiecare tranzacție primește o categorie și o notă, soldul se calculează singur, iar registrul de casă, RJIP-ul și rapoartele lunare și anuale ies din aceleași date, gata de exportat în Excel sau PDF.

Totul se lucrează la fel de bine de pe telefon, și asta schimbă felul în care se ține evidența, pentru că încasarea de duminică sau bonul de la magazin se trec pe loc, în două minute, din sală sau din parcare, iar registrul rămâne la zi fără ca cineva să mai stea la sfârșitul lunii să recupereze din urmă un teanc de hârtii. Când lucrezi la timp, nu mai ai ce face din urmă.

Partea care economisește cel mai mult timp e importul extraselor bancare. În loc să copiezi rând cu rând ce scrie pe extras, încarci fișierul CSV primit de la bancă, iar tranzacțiile intră în evidență. Acum funcționează pentru BCR și Banca Transilvania, cele două bănci pe care le întâlnesc cel mai des în bisericile cu care lucrez.

Pentru donații, platforma emite chitanțe numerotate, fiecare cu un link public care se poate tipări sau trimite pe WhatsApp ori pe email, așa că fratele care a donat prin transfer își primește chitanța fără să mai aștepte duminica următoare. Pentru bisericile care au și activitate economică, există modulul de eFactură, cu transmitere directă în SPV-ul ANAF.

Banii nu stau separat de oameni

Foarte repede mi-am dat seama că nu poți ține evidența încasărilor cum se cuvine fără să ai și evidența membrilor, pentru că o donație, o contribuție sau un ajutor dat are întotdeauna un nume în spate. Așa a apărut al doilea modul, cel de membri, în care orice încasare și orice plată se poate lega de un membru, iar membrii sunt grupați în familii, ca să vezi dintr-o privire cine este capul familiei, cine sunt ceilalți și care e situația familiei ca întreg, nu doar a fiecărui om luat separat.

Fișa membrului păstrează datele personale, adresa, data nașterii, data botezului și istoricul, cu căutare și filtrare după vârstă, după data botezului sau după alte criterii, iar dacă biserica are deja o listă în Excel, nu o mai rescrii, o imporți.

Aici se vede, poate cel mai bine, unde se câștigă timpul. Când adunarea generală cere situația financiară pe anul trecut, când un membru vrea să știe cât a contribuit în ultimele douăsprezece luni sau când comitetul vrea să vadă situația unei familii, raportul iese la un click, fiindcă datele sunt deja acolo, legate între ele, și nimeni nu mai trebuie să răsfoiască foi pe luni întregi și să adune cu calculatorul ce s-a strâns de la fiecare.

Adeverințele care se scriau de mână

De aici pasul următor a venit firesc. Dacă datele membrului sunt deja în sistem, de ce să mai scrie cineva adeverința de membru de mână sau să caute modelul de anul trecut în calculatorul bisericii? În B.ONE, adeverințele cultice se emit din fișa membrului, din șabloane pe care biserica le poate adapta, iar datele se completează singure.

Un caz concret pe care îl știe oricine are copii la școală sunt adeverințele pentru ora de religie. Modulul de școală duminicală are un catalog al elevilor și scoate adeverințele de note și de frecventare, cu cultul, orarul și semnatarul completate automat. Biserica își poate încărca și propriile modele în format Word, cu câmpuri care se înlocuiesc la emitere cu datele reale, așa că un proces-verbal, o cerere sau un certificat cu formatul obișnuit al bisericii iese în câteva clicuri.

Cântările și proiecția, direct din browser

Altă zonă în care se consumă mult timp, mai ales sâmbăta seara, e pregătirea cântărilor pentru duminică. B.ONE are o bibliotecă de cântări, una proprie a bisericii și una comună, din care pregătești repertoriul fiecărei slujbe, iar proiecția se face direct din browser, fără program instalat pe calculatorul din sală, cu versuri, versete, numărătoare inversă înainte de începerea slujbei, mesaje pe ecran și suport pentru două ecrane.

Ce s-a mai adunat pe drum

Cu timpul, fiecare nevoie din biserică a cerut încă un modul: programarea slujbelor și a celor care slujesc, cu calendar și generare automată de program, prezența cu cod QR, pe care membrii îl scanează la intrare, organigrama cu pastori, comitet și furnizori, sau testul darurilor spirituale, util în consiliere și în ucenicie. Platforma se folosește din browser, de pe telefon, tabletă sau calculator, fără nicio aplicație de instalat.

Modulele de bază sunt gratuite, iar bisericile cu până la 50 de membri activi primesc gratuit și modulul financiar, cu RJIP, și proiecția. Celelalte module, premium, se activează doar dacă biserica are nevoie de ele.

Despre date, pentru că vorbim despre informații personale ale unor oameni care ne-au încredințat numele, adresa și data botezului, fiecare biserică are datele complet izolate de ale celorlalte, parolele și datele sensibile sunt criptate, iar exportul și anonimizarea datelor la cerere sunt incluse, așa cum cere GDPR-ul.

Unde se duc cele o sută de minute

Nu am construit B.ONE ca să facă o biserică să arate modernă. L-am construit pentru casierul care vrea să termine registrul înainte să-i adoarmă copiii, pentru secretarul care primește a treia cerere de adeverință în aceeași săptămână și pentru fratele de la proiecție care nu mai vrea să caute versurile pe stick-ul de anul trecut.

Mai vreau ca biserica.one să fie, pe lângă aplicație, un loc unde găsești informații despre tot ce ține de biroul bisericii, cum ar fi protecția datelor membrilor, contabilitatea sau actele pe care le cer instituțiile, iar pe blogul platformei sunt deja primele articole pe temele acestea, scrise pentru cei care fac munca asta fără să fie contabili sau juriști de meserie.

Cele o sută de minute câștigate pe săptămână nu dispar, se întorc în familie, în odihnă sau în slujirea pentru care omul acela a venit, de fapt, în biserică. Dacă slujești și tu într-unul din rolurile acestea, îți poți face un cont gratuit pe biserica.one și poți încerca, în ritmul tău, modulul care te costă cel mai mult timp acum.